Để bảo vệ dữ liệu của bạn và đảm bảo khả năng truy cập từ mọi nơi, cũng như chia sẻ dữ liệu một cách hiệu quả trong môi trường làm việc ngày nay, Microsoft cung cấp hai công cụ quan trọng: OneDrive và SharePoint. Tuy nhiên, chúng có những khác biệt gì và công cụ nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn? Hãy cùng khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây!
1. Đối tượng mục tiêu khác nhau
Microsoft OneDrive là một dịch vụ lưu trữ file trên đám mây được thiết kế cho cá nhân và nhóm nhỏ. Nó cho phép bạn tạo không gian lưu trữ cá nhân để chia sẻ dữ liệu quan trọng với nhóm nhỏ. Với tích hợp mượt mà với các ứng dụng Office, OneDrive là lựa chọn lý tưởng cho sinh viên, freelancer hoặc người tự kinh doanh.
Trái ngược với OneDrive, Microsoft SharePoint là một hệ thống quản lý nội dung trên đám mây được thiết kế để hỗ trợ cộng tác nhóm hiệu quả. Bạn có thể tạo các trang SharePoint để lưu trữ và chia sẻ file cho các bộ phận cụ thể hoặc toàn bộ tổ chức. Người dùng trên SharePoint có thể xem và chỉnh sửa dựa trên quyền hạn được cấp.
Trong chiến lược tiếp thị của Microsoft, OneDrive được quảng cáo như một dịch vụ lưu trữ đám mây cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, trong khi SharePoint hướng đến các doanh nghiệp và tập đoàn, tập trung vào việc tạo ra môi trường làm việc cộng đồng hơn thay vì chỉ đơn thuần là một giải pháp lưu trữ.
2. Chia sẻ file và cộng tác
Microsoft SharePoint và OneDrive đều là các công cụ hữu ích để cộng tác và chia sẻ file, tuy nhiên, chúng có những điểm khác biệt đáng chú ý.
Trong Microsoft SharePoint, quản lý cộng tác và chia sẻ file trở nên mượt mà hơn nhiều. Người dùng có thể được phân quyền theo cấp độ truy cập khác nhau, do quản trị viên trung tâm chỉ định. Điều này mang lại sự linh hoạt và kiểm soát đối với việc ai có thể xem, chỉnh sửa và chia sẻ file. SharePoint cung cấp giao diện trực quan và tính năng như cập nhật trạng thái, cảnh báo thời hạn, và thông báo theo dõi dự án, giúp đơn giản hóa quản lý dự án mà OneDrive không có. Hơn nữa, bạn còn có thể tích hợp Yammer – một dịch vụ mạng xã hội – vào SharePoint để tạo điều kiện giao tiếp trực tiếp trong nhóm.
Mặc dù cả hai nền tảng đều cho phép người dùng tạo thư viện file để tổ chức nội dung, nhưng quản lý và điều hướng chúng trong SharePoint sẽ dễ dàng hơn, đặc biệt là khi có một lượng lớn dữ liệu. Vì vậy, nếu bạn quan trọng việc cộng tác và chia sẻ file một cách thuận tiện, SharePoint là lựa chọn phù hợp.
Cả OneDrive và SharePoint đều cho phép truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào và ở bất kỳ đâu. Cả hai đều hỗ trợ đồng bộ với các thiết bị, cho phép bạn di chuyển dữ liệu để sử dụng cục bộ trên bất kỳ thiết bị nào mà bạn cần. Do đó, cả hai nền tảng đều cung cấp các tính năng cơ bản giống nhau ở khía cạnh này.
3. Bảo mật và sự riêng tư
Microsoft đã thực hiện những biện pháp mạnh mẽ để đảm bảo tính bảo mật của cả SharePoint và OneDrive. Với mã hóa dữ liệu theo thời gian thực, bạn có thể an tâm sao lưu dữ liệu trên cả hai dịch vụ. Nếu bạn vô tình xóa một tập tin, bạn có thể dễ dàng khôi phục từ thùng rác trên cả hai nền tảng. Tuy nhiên, trong SharePoint, bạn chỉ có thể khôi phục các tập tin mà bạn có quyền chỉnh sửa.
Microsoft sử dụng công cụ phát hiện virus để quét tập tin được tải lên SharePoint và OneDrive, từ đó bảo vệ không gian lưu trữ trực tuyến của bạn. Nếu phát hiện tập tin nhiễm virus, cả hai dịch vụ đều sẽ thông báo ngay cho người dùng. Quản trị viên SharePoint cũng có khả năng chặn quyền truy cập vào bất kỳ tập tin nhiễm virus nào trong cơ sở dữ liệu.
Tuy vậy, bất kể những biện pháp bảo mật này, bạn cần lưu ý đến những rủi ro tiềm ẩn khi chia sẻ tập tin trên cả hai nền tảng. Hãy tránh chia sẻ tập tin với những người không được phép và quản lý cẩn thận quyền chỉnh sửa để tránh mất mát và đánh cắp dữ liệu. Ngoài ra, hạn chế chia sẻ quá mức cũng là một cách đơn giản hóa việc quản lý và bảo mật dữ liệu.
4. Định giá và lưu trữ
Trên gói miễn phí, OneDrive cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ, đủ cho việc sử dụng cá nhân. Nếu muốn mở rộng dung lượng, bạn có hai lựa chọn. Bạn có thể chọn Microsoft 365 Basic với 100GB lưu trữ với giá 1,99 USD/tháng. Hoặc chọn Microsoft 365 Personal với 1TB lưu trữ với giá 6,99 USD/tháng.
Xin lưu ý: Gói độc lập của OneDrive được gọi là Microsoft 365 Basic để tránh nhầm lẫn.
Ngược lại, SharePoint không cung cấp gói miễn phí. Gói độc lập của nó có giá 5 USD/người dùng/tháng, cung cấp dung lượng lưu trữ lên đến 1TB cho mỗi người dùng. Bạn cũng có thể mua SharePoint như một phần của gói Microsoft 365 Business, cung cấp cho quản trị viên dung lượng lưu trữ trang web lên đến 25TB.
Các giá và dung lượng lưu trữ của SharePoint thường được sử dụng cho việc cộng tác nhóm, trong khi OneDrive, đặc biệt là gói miễn phí, phù hợp hơn với nhu cầu cá nhân.
5. Các tính năng nâng cao hơn
SharePoint đi kèm với một số tính năng tiên tiến mà OneDrive không có. Ví dụ, tính năng xuất bản web của SharePoint cho phép người dùng xuất bản các tài liệu quan trọng trực tiếp lên trang web bên ngoài của công ty thông qua hệ thống quản lý nội dung tích hợp. Điều này giúp nhân viên và đối tác có thể tải xuống tài liệu đó mọi lúc mọi nơi theo nhu cầu của họ.
SharePoint cũng cho phép người dùng thêm ứng dụng vào các trang nội bộ hoặc website, tạo cổng thông tin nhân viên, biểu mẫu đánh giá, và nhiều tính năng khác. Hơn nữa, SharePoint cung cấp khả năng tự động hóa các tác vụ dựa trên hành động của người dùng, chẳng hạn như gửi email với file mới cho một nhóm hoặc trưởng dự án cụ thể. Tính năng này không có trong OneDrive.
Nên Sử Dụng SharePoint Hay OneDrive: Lựa Chọn Nào Phù Hợp Với Bạn?
Nếu bạn là một cá nhân không có nhóm hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ không cần cộng tác rộng rãi và dung lượng lưu trữ lớn, OneDrive có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, SharePoint sẽ tốt hơn nếu bạn quản lý một nhóm lớn yêu cầu cộng tác thường xuyên và lưu trữ nhiều dữ liệu hơn.
Bạn cũng có thể sử dụng cả hai dịch vụ vì gói SharePoint bao gồm OneDrive. Bạn có thể sử dụng OneDrive để lưu trữ các tài liệu bí mật của công ty như kế hoạch kinh doanh và hồ sơ tài chính, đồng thời hạn chế quyền truy cập của một số thành viên. Trong khi đó, bạn có thể tạo trang SharePoint để cộng tác trên các tài liệu ít nhạy cảm hơn như chính sách, lịch trình và dữ liệu đào tạo.
Ngoài ra, bạn có thể đồng bộ OneDrive với SharePoint, giúp việc sử dụng cả công cụ và Microsoft Teams trở nên thuận tiện hơn nhằm cải thiện khả năng cộng tác trong nhóm.
Tóm lại, OneDrive phù hợp nhất cho mục đích sử dụng cá nhân, trong khi SharePoint phù hợp hơn cho hoạt động cộng tác nhóm lớn hơn.
Lời Kết
Trên thực tế, SharePoint và OneDrive đều là những công cụ mạnh mẽ của Microsoft, nhưng mỗi cái lại phù hợp với một mục đích sử dụng cụ thể. Trong khi OneDrive thích hợp cho cá nhân và những doanh nghiệp nhỏ với nhu cầu lưu trữ và chia sẻ thông tin cơ bản, thì SharePoint là lựa chọn tốt hơn cho các tổ chức lớn với yêu cầu cộng tác phức tạp và quản lý dữ liệu một cách toàn diện.
Dù vậy, điểm chung của cả hai là khả năng tương thích với nhau, giúp người dùng kết hợp lợi ích của cả hai trong quá trình làm việc hàng ngày. Sự lựa chọn giữa SharePoint và OneDrive không chỉ phụ thuộc vào quy mô tổ chức mà còn đến từng nhu cầu và mục tiêu cụ thể của từng người dùng. Sử dụng chúng một cách linh hoạt và thông minh sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc và khả năng cộng tác trong môi trường công việc hiện đại.
